ویزا را می‌توان به‌عنوان مدرکی رسمی تعریف کرد که توسط مسئولان کشورها و سرزمین‌های مختلف صادر می‌شود. هدف آن اعطای مجوز به افراد خارجی جهت ورود به سرزمین آنها و اقامت در آنجا برای مدت‌زمان مشخص است. اصطلاح «ویزا» از عبارت لاتین«charta visa»، به معنی «مدارک مشاهده شده‌اند»، مشتق شده است. معمولاً، ویزا در قالب برچسب یا مهر است که به گذرنامه الصاق می‌شود. بااین‌حال، همچنین می‌تواند مدرکی الکترونیک باشد که به‌صورت آنلاین قابل دانلود است.
ویزا معمولاً شامل اطلاعات شخصی دارنده ویزا، ازجمله نام و شماره گذرنامه وی است. همچنین شامل جزئیات خاص، مانند شماره ویزا، تاریخ انقضا، و مدت‌زمان مجاز اقامت است. علاوه‌براین، همچنین ممکن است شامل شرایط خاص، مانند تعداد ورودهای مجاز در طول دوره اعتبار آن باشد.
به‌طورکلی، انواع متفاوت ویزا توسط کشورهای مختلف صادر می‌شوند، که هر یک اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند و تابع مقررات خاص هستند. برای فهم بهتر ماهیت متمایز هر ویزا، آنها را می‌توان بر اساس چندین معیار دسته‌بندی کرد، ازجمله هدف سفر، دسته‌بندی‌های متقاضیان واجد شرایط، طول مدت اعتبار و اقامت، تعداد ورودهای مجاز، و مراحل درخواست.
مدارک خاص و شرایط لازم برای دریافت ویزا بستگی به عواملی همچون نوع ویزا، محل درخواست ویزا، ملیت متقاضی، و کشور مقصد دارد. بااین‌حال، بیشتر متقاضیان ویزا معمولاً باید مدارک و موارد ذیل را به‌عنوان بخشی از درخواست ویزای خود ارائه کنند:
هنگام درخواست ویزا، لحاظ کردن هزینه ویزا به‌عنوان الزامی اساسی حائز اهمیت است. هر کشور هزینه‌ای را که باید متقاضیان برای انواع مختلف ویزا بپردازند مشخص می‌کند. این هزینه‌ها بسته به ملیت متقاضیان، با در نظر گرفتن اصل همکاری متقابل ممکن است متفاوت باشند. ممکن است مسئولان کنسولی برای متقاضیان خاص، تخفیف یا معافیت در نظر بگیرند، مانند کودکان یا دانشجویان، همان‌گونه که چنین امتیازی برای متقاضیان ویزای شنگن لحاظ می‌شود.
مسئولان کنسولی واحد پول قابل‌قبول برای پرداخت هزینه ویزا را تعیین می‌کنند، که ممکن است به محل و چگونگی ارسال درخواست بستگی داشته باشد. شیوه پرداخت موردقبول ممکن است شامل پرداخت با کارت اعتباری، کارت نقدی، پول نقد، یا حواله بانکی و سایر شیوه‌ها باشد. علاوه‌براین، ارائه‌کنندگان خدمات ویزا ممکن است هزینه‌های اضافی برای خدماتی مانند کمک به ارسال صحیح درخواست‌ها، تأیید صحت و کامل بودن مدارک پشتیبان، و تضمین صحت و انسجام اطلاعات ارائه‌شده در درخواست دریافت کنند.
فرایند درخواست ویزا به عوامل مختلفی بستگی دارد، مانند کشور مقصد، نوع ویزا، هدف سفر، و سایر ملاحظات مربوط. برخی ویزاها را باید صرفاً به‌صورت آنلاین درخواست کرد، درحالی‌که سایر ویزاها نیازمند تحویل فیزیکی مدارک از طریق سفارتخانه‌ها، کنسولگریها، یا مراکز درخواست ویزا هستند. در موارد خاص، ممکن است به ترکیبی از درخواست آنلاین و تحویل فیزیکی مدارک یا مصاحبه حضوری نیاز باشد. به‌طورکلی، مراحل ذیل در بیشتر درخواست‌های ویزا به چشم می‌خورند:
پس از تکمیل الزامات و ارسال درخواست ویزا، متقاضیان باید در انتظار تصمیم‌گیری در مورد درخواست خود بمانند. مدت‌زمان پردازش برای درخواست‌های ویزا ممکن است تفاوت قابل‌توجهی با یکدیگر داشته باشند، که بین چند دقیقه تا چندین روز، و در برخی مواقع، حتی چندین ماه متغیر باشد.
چندین عامل در مدت‌زمان پردازش دخیل هستند، ازجمله نوع ویزا، مقصد سفر، محل تحویل درخواست ویزا، بررسی‌های امنیتی، ماهیت درخواست، کامل بودن مدارک و اطلاعات موردنیاز، و همچنین حجم کاری بخش کنسولی مسئول پردازش درخواست‌ها. علاوه‌براین، تعطیلات، و فصل‌های اوجِ سفر ممکن است باعث تأخیر در تصمیم‌گیری شوند.
برخی کشورها گزینه‌های بررسی سریع‌تر را برای انواع خاص ویزا عرضه می‌کنند، با دریافت هزینه اضافی یا در شرایط اضطراری که امکان تأخیر در سفر وجود ندارد. نمونه‌های این مورد شامل ویزاهای تحصیلی با تاریخ شروع مشخص یا موارد شامل اضطرارهای خانوادگی یا شرایط بشردوستانه است.
اعتبار ویزا به دوره‌ای اشاره دارد که در طول آن امکان استفاده از ویزا وجود دارد. ویزاها معمولاً برای دوره طولانی‌تری اعتبار دارند، که حداکثر طول اقامت مجاز را پوشش می‌دهند. به‌عنوان نمونه، ویزای ورود مکرر شنگن تا اعتبار یک سال یا بیشتر صادر می‌شود. دارنده ویزا می‌تواند در طول مدت اعتبار، چندین بار به منطقه شنگن سفر کند، درصورتی‌که مدت اقامتش از حداکثر دوره مجاز (معمولاً 90 روز در یک دوره 180 روزه) تجاوز نکند.
در برخی موارد، اعتبار ویزا به دوره‌ای اشاره دارد که طی آن دارنده ویزا باید از ویزا برای ورود به کشور مقصدش استفاده کند. به‌عنوان‌مثال، بیشتر ویزاهای امارت متحده عربی از تاریخ صدور، دو ماه اعتبار دارند، یعنی دارنده ویزا باید در طول این مدت وارد این کشور شود، در غیراینصورت ویزا باطل خواهد شد.
مدت اقامت، از سوی دیگر، نشان‌دهنده مدتی است که دارنده ویزا مجاز به اقامت در کشور مقصد با استفاده از ویزاست. حائز اهمیت است که بین اعتبار ویزا (مدتی که از آن برای ورود می‌توان استفاده کرد) و مدت اقامت ویزا (مدت‌زمان مجاز که می‌توان در کشور مقصد اقامت داشت) تفاوت قائل شد. در برخی ویزاها، به مدت‌زمان خاص اقامت اشاره نمی‌شود و تصمیم‌گیری در خصوص آن به صلاحدید مأموران مهاجرتی در مرزهای ورودی سپرده می‌شود. نمونه این مورد ویزای توریستی آمریکا (ویزای B2) است.
همه مسافران برای سفر نیاز به دریافت ویزا ندارند، چون بسیاری از کشورها دارای مقرراتی هستند که به اتباع کشورهای خاص اجازه ورود بدون ویزا برای اهداف خاص یا تحت شرایط خاص را می‌دهند. معافیت از ویزا می‌تواند مبتنی بر توافقات دوجانبه بین کشورها یا به‌صورت یک‌جانبه از سوی کشوری به مسافران اتباع کشورهای خاص اعطاء شود. بر این اساس، مسافران از آزادی سفر بیشتر برخوردار خواهند شد و برنامه‌ریزی برای سفر را برای آنها آسان‌تر می‌کند و از محدودیت‌های سفر رهایی خواهند یافت. همچنین موجب صرفه‌جویی در وقت و نیروی آنان می‌شود که در غیر این صورت باید صرف دریافت ویزا می‌شد.
وجود مقاصد سفر بدون ویزا بستگی به گذرنامه مسافر دارد. توجه داشته باشید که برخی گذرنامه‌ها فرصت‌های بیشتری برای سفر بدون ویزا – در مقایسه با سایر گذرنامه‌ها – ارائه می‌کنند. یعنی دارندگان گذرنامه‌های قوی‌تر دسترسی بیشتر به تعداد بیشتری از مقاصد، بدون نیاز به دریافت ویزا از قبل دارند. درنتیجه، قوی‌ترین گذرنامه در جهان گذرنامه‌ای است که دارندگان آن بالاترین سطح جابجایی جهانی را دارند و آنها را قادر می‌سازد به مقاصد بیشتر، بدون نیاز به دریافت ویزا سفر کنند.
مقررات ویزای کشورها متفاوت است، و درحالی‌که برخی ویزاها را می‌توان تمدید یا تجدید کرد، یا تغییر داد تا دارنده آن برای مدت‌زمان طولانی‌تر اقامت داشته باشد، اما دارندگان سایر انواع ویزا باید بلافاصله پس از پایان اعتبار ویزا، کشور مقصد را ترک کنند، و امکان تمدید، تجدید و تبدیل آن به ویزای دیگر وجود ندارد. در این بخش به توضیح این اصطلاحات و تفاوت میان آنها می‌پردازیم:
وقتی‌که بازدیدکننده پس از انقضای ویزایش یا بیش از مدت مجاز اقامت و بدون تجدید، تمدید یا تغییر نوع ویزا در یک کشور می‌ماند، آنگاه به‌عنوان فردی لحاظ می‌شود که از ویزای خود برای اقامت بیش از مدت مجاز استفاده کرده است. اقامت بیش‌از مدت مجاز در ویزا، نقض قوانین مهاجرتی به شمار می‌آید و می‌تواند تبعات شدید در بر داشته باشد، ازجمله محرومیت از ورود مجدد به آن کشور، اخراج از کشور، جرایم نقدی، و جرایم کیفری. علاوه‌براین، اقامت بیش‌از مدت مجاز در ویزا ممکن است دارای پیامدهای منفی بر درخواست‌های آتی ویزا، نه‌تنها در کشور صادرکننده، بلکه در سایر کشورهای جهان باشد، زیرا باعث ایجاد نگرانی در مورد نیات و باورپذیری افراد می‌شود. بسیار مهم است که مسافران از تاریخ انقضای ویزای خود آگاهی داشته باشند و از قوانین و مقررات کشوری که به آن سفر خواهند کرد پیروی کنند و از اقامت بیش از مدت مجاز در ویزای خود اجتناب نمایند.
هنگام درخواست ویزا، ضروری است که به توصیه و نکات ذیل توجه داشته باشید تا شانس موفقیت درخواست ویزا و تأیید آن را افزایش دهید:
ممکن است درخواست‌های ویزا به دلایل مختلف رد شوند، مانند نقص مدارک، بی‌ثباتی مالی، واجد شرایط نبودن، نگرانی‌های مربوط به قصد متقاضی برای ترک کشور پس از انقضای ویزا، سابقه کیفری، نقض قوانین مهاجرتی در گذشته، یا اقامت بیش از مدت مجاز با ویزاهای قبلی. مسئولان کنسولگری عموماً می‌خواهند اطمینان حاصل کنند که متقاضیان از تمکن مالی کافی برای پوشش هزینه‌های خود حین سفر برخوردارند و واقعاً متعهد به بازگشت به وطن خود هستند.
در صورت رد درخواست ویزا، متقاضیان ممکن است حق درخواست تجدیدنظر داشته باشند، که بستگی به مقررات مهاجرتی کشور مقصد دارد. فرایند تجدیدنظر معمولاً شامل چندین مرحله است، ازجمله فهم دلایل رد درخواست، ارائه مدارک پشتیبان بیشتر، نوشتن نامه رسمی درخواست تجدیدنظر که به دلایل رد درخواست بپردازد، و ارسال درخواست تجدیدنظر به مسئولان مربوط. ضروری است که اطمینان حاصل کنید نامه تجدیدنظر به‌خوبی تدوین‌شده، مختصر و مفید باشد و مشخصاً به دلایل اشاره‌شده رد درخواست ویزا بپردازد. اگر درخواست تجدیدنظر موفقیت‌آمیز نباشد، برخی کشورها ممکن است به‌عنوان بخشی از فرایند تجدیدنظر خود، گزینه‌های دیگری ارائه دهند، ازجمله طرح تجدیدنظر جدید یا درخواست بازنگری قضایی در دادگاه صالح. متقاضیانی که قصد طرح درخواست تجدیدنظر در پی رد درخواست ویزای خود را دارند می‌توانند از مشاوران ویزا یا وکلای مهاجرتی مشاوره حقوقی یا کمک بگیرند، به‌خصوص اگر مورد آنها پیچیده یا چالش‌برانگیز باشد.
